Todos los paises europeos han desarrollado, en sus legislaciones nacionales, textos normativos para regular la protección de los datos personales y, de esta forma, adaptarse a la DIRECTIVA 95/46/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 24 de octubre de 1995 relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. En España esta regulación afecta a derechos fundamentales recogidos en la constitución, por lo que se legisló mediante ley orgánica, además de otras normas de desarrollo.

La Directiva europea tiene como objeto la protección de las libertades y de los derechos fundamentales de las personas físicas, y, en particular, del derecho a la intimidad, en lo que respecta al tratamiento de los datos personales.

Por tanto, la legislación nacional correspondiente afecta a todas las organizaciones que posean archivos con datos personales. Estos datos personales pueden ir desde los datos más generales sobre nombre, domicilio, DNI, teléfono, cuentas corrientes; hasta los datos de carácter más íntimo como la raza, ideología, creencias o vida sexual. Lógicamente la ley es más estricta cuanto más sensibles son los datos. Esta claro que pocas organizaciones recogen datos sobre la ideología o creencias de las personas, pero hay miles de ellas que en sus archivos informáticos mantienen datos personales para poder girar recibos, o mantienen datos sobre infracciones legales o fiscales para asesorar a sus clientes sobre ellas.

En definitiva, lo que la ley pretende es que las empresas que posean estos datos establezcan las cautelas necesarias para evitar su uso indebido y que permitan a los afectados el ejercicio de sus derechos.

Básicamente los afectados (es decir la personas de las que se poseen datos), tienen derecho al acceso, cancelación o modificación de los datos.

Los ficheros con nivel de protección básico son los que contienen datos sobre nombre, teléfono, domicilio, datos familiares, titulación, etc. La verdad es que cuesta encontrar organizaciones que no posean estos tipos de datos.

Los datos con un nivel de protección intermedia tienen un carácter más sensible para la intimidad o el derecho al honor de los afectados. Estos datos pueden ser datos relativos a infracciones administrativas, penales y frente a la Hacienda Pública; los datos relativos a la solvencia patrimonial o al cumplimiento de obligaciones financieras; o datos que permitan una evaluación de la personalidad del afectado. Los poseedores típicos de estos datos serían asesorías fiscales, asesorías jurídicas, abogados, empresas de selección de personal.

En este caso las obligaciones serían las contempladas para los datos de nivel básico, además de las siguientes medidas adicionales:

Para los datos relativos a la ideología, la religión, las creencias, el origen racial, la salud, la vida sexual o los obtenidos para fines policiales, se aplicarán la medidas anteriores más otras de carácter más extraordinario, como son las siguientes:

En resumen, se trata de documentar e informar sobre las medidas necesarias para garantizar la seguridad que deben de reunir los ficheros durante todo su ciclo, desde su creación, su tratamiento, su cesión a terceros, transporte, comunicación y cancelación.

Para empresas certificadas o que estén en fase de implantación de Normas de calidad o de medio ambiente ISO 9001, 14001, QS 9000, etc, este documento se podría incluir dentro del apartado de control de la documentación y de los registros. Y todo el tema de los derechos de los afectados dentro del apartado de comunicación. De hecho nuestra recomendación es integrar en un sistema común todos los documentos de calidad, medio ambiente, protección de datos personales o de prevención de riesgos laborales.

Nuestro trabajo consiste en estudiar los archivos que mantiene, el tratamiento que se les realiza, las medidas de seguridad establecidas, el acceso de los afectados a los datos y las carencias de seguridad de su sistema informático. Es decir, en que medida se cumplen los requisitos de la legislación. Una vez realizado este análisis le presentaremos nuestro programa de trabajo junto con nuestras condiciones económicas.

Como consecuencia de este estudio, propondremos las medidas para alinear su organización con lo que la legislación establece y las correcciones necesarias en su sistema informático. Redactaremos el documento de seguridad y nos ocuparemos del registro y legalización del mismo , así como de las características de los archivos. Las empresas que lo necesiten contarán también con nuestro soporte para la realización de auditorías internas. Informática
Nuestros técnicos, si Ud. lo desea, se encargarán de los ajustes necesarios en su sistema informático y de que se implante eficazmente el docuemento de seguridad.

Diseño del modelo a la medida de las características de cada cliente, asesorando sobre las distintas posibilidades de cumplir los requisitos de la norma.

Simplificación documental. Elaboraremos un sistema de seguridad sencillo que garantice el cumplimiento de la ley sin crear burocracias que dificulten el trabajo de la empresa y comprometa sus resultados.

Participación. Contaremos con los responsables de la empresa en el diseño del sistema. Nosotros aportaremos nuestra experiencia y conocimiento de la legislación, nuestro cliente su experiencia y necesidades para el día a día.

Informatización. Aprovecharemos al máximo los sistemas informáticos de la empresa ya instalados.

Tutoría. Al concluir el proyecto, nuestro apoyo continúa. Durante un año le ofrecemos gratuitamente el servicio de tutoría, para aclarar cualquier duda que pueda aparecer. La tutoría se ofrece por fax, por internet, através de nuestra web, y, si es necesario, mediante visita personal.

No queremos dejar ningún cabo suelto. Pensamos que nuestros clientes deben de contar con la mejor defensa jurídica especializada ante posibles inspecciones o demandas de afectados. Durante el primer año, a contar desde la fecha de registro del documento de seguridad, contará con un servicio gratuito de defensa jurídica de hasta un millón de pesetas. A partir del primer año le ofreceremos el mismo en condiciones muy ventajosas.

La cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad, a la reincidencia, a los daños y perjuicios causados a las personas interesadas y a terceras personas, y a cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de antijuridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.

En el caso de utilización o cesión ilícita de datos que atenten contra los derechos fundamentales, el Director de la A.P.D. podrá requerir a los responsables de los ficheros, tanto públicos como privados, la cesación de la utilización o cesión ilícita de los datos. Si se desatiende el requerimiento, se podrán inmovilizar los ficheros mediante resolución motivada.